Посібник з продуктивності та тайм-менеджменту для підприємців

Давайте почнемо з того, чим продуктивність не є.

Продуктивність - це не про шалену метушню, шалений біг до фінішу чи викреслювання завдань зі списку справ. Натомість, це стратегічний підхід до того, як і куди ви інвестуєте свій час та енергію.

По суті, продуктивність підприємця - це цілеспрямована дія.

Це мистецтво розробки системи, яка послідовно спрямовує вас до правильних починань, роблячи хороші звички простішими для наслідування, а погані - складнішими для засвоєння.

1. Мінімізувати перемикання контексту: Багатозадачність є більш легкою. Вона може бути більш ефективною.

Коли ви змінюєте контекст, ваш мозок повинен сповільнитися, пристосуватися, а потім знову прискоритися, тому ви втрачаєте глибокий фокус, необхідний для продуктивної роботи.

Тож виконуйте одне завдання за раз. Доведіть його до кінця.

Потім приступай до наступного. Це дисципліна, яка приносить свої плоди.

2. Спробуйте техніку Pomodoro: встановіть таймер на 25 хвилин і присвятіть цей час одному завданню. Без перерв. Потім зробіть 5-хвилинну перерву.

Повторюйте, поки не закінчите все, що заплановано у вашому графіку. 25-хвилинні цикли допомагають підтримувати фокус і запобігають вигоранню.

Знання того, що наближається перерва, може мотивувати вас працювати старанніше під час зосередженої роботи. Не подобається Pomodoro?

Погугліть інші техніки тайм-менеджменту, поекспериментуйте і знайдіть те, що працює саме для вас.

3. Вимкніть сповіщення телефону: Кожен раз, коли ваш телефон шумить, це порушує вашу концентрацію. Тому візьміть ситуацію під контроль і встановіть певний час для перевірки повідомлень або перегляду соціальних мереж.

Вимкніть сповіщення, увімкніть режим фокусування або залиште телефон в іншій кімнаті. Ви будете набагато більш зосередженими та ефективними, коли не реагуватимете на свої пристрої.

4. Практикуйте блокування часу: Виділяйте певні блоки часу для своїх завдань і ставтеся до них, як до зустрічей із самим собою.

Це конкретний спосіб візуалізувати свій робочий день і полегшити баланс між різними видами роботи.

Я виявив, що тайм-блокування організовує мій день, зменшує стрес і підвищує мою продуктивність.

5. Дотримуйтесь розумного розкладу: Чіткий щоденний графік - це все одно, що мати особисту дорожню карту.

Він скеровує ваш день і допомагає переконатися, що ви витрачаєте свій час там, де він найбільш потрібен.

Найкращі графіки включають невеликі завдання на початку дня, щоб ви відчували, що просуваєтеся вперед, а також передбачають перерви та несподівані перерви.

Більшість людей неправильно розуміють продуктивність і переповнюють свій графік, намагаючись все встигнути.

Це не продуктивність - це хаос.

Тож, відкиньте мислення "все встигнути" і візьміть на озброєння силу робити кілька важливих речей неймовірно добре.

Секрет успішного ведення бізнесу полягає не в тому, щоб працювати якомога більше, а в тому, щоб працювати якомога яскравіше.

У наведених нижче статтях ви дізнаєтеся більше про мої секрети продуктивності.

Крок 1: Знайте, коли сказати "ні"

Як підприємець, ви самі собі бос. Для декого це може означати, що за кожну можливість, яка стукає в двері, треба хапатися.

Не кожен проект, робота чи прохання варті вашого часу.

Деякі з них забиратимуть вашу енергію і віддалятимуть вас від досягнення ваших цілей.

Говорячи "ні", ви звільняєте місце для важливих "так" і завдань, які допоможуть вам досягти успіху у вашій справі.

Крок 2: Змініть свій робочий простір

Можливо, настав час змін, якщо ваш робочий простір залишається незмінним місяцями або роками.

Це не обов'язково означає повноцінну реконструкцію офісу. Це може бути просто переїзд в іншу кімнату, перенесення ноутбука в місцеву кав'ярню або перестановка робочого столу.

Нова обстановка може запалити свіжі ідеї та підвищити вашу продуктивність.

Крок 3: Робіть регулярні перерви

Працюючи на себе, легко загрузнути в рутині. Іноді ви можете працювати без перепочинку, а це швидкий шлях до повного вигорання.

Робіть перерви, щоб перезавантажити свій мозок, підвищити концентрацію уваги і не дати двигуну продуктивності загудіти. Візьміть каву, порухайтеся, подихайте свіжим повітрям і сонячним промінням.

Крок 4: Працюйте у відмінному просторі

Вам важко сконцентруватися? Перевірте свій термостат. Коли ваш робочий простір схожий на сауну, продуктивність, швидше за все, знизиться.

Дослідження показали, що ваш мозок найкраще працює, коли температура комфортна.

Спека може змусити вас почуватися млявими та розсіяними. І навпаки, більш розслаблене середовище підтримує вашу пильність і гостроту мислення.

Крок 5: Усуньте непріоритетні завдання

Наступного разу, коли ви відчуєте себе перевантаженим, подивіться на заплановані завдання у вашому календарі. І запитайте себе: "Чи відповідають вони моїм головним пріоритетам"?

Визначте ті зустрічі, завдання чи послуги, які не наближають вас до досягнення ваших цілей, і відмовтеся від них.

Крок 6: Спростіть завдання, що залишилися

Після виключення приходить спрощення. Що у вас залишилося на тарілці, і чи можете ви зробити її більш керованою?

Можливо, вам потрібно оптимізувати процес створення контенту або зменшити обсяг проекту.

Пам'ятайте, що менше - це більше: простота породжує ефективність, а ефективність веде до більшої продуктивності, тому працюйте розумніше, а не важче.

Крок 7: Автоматизуйте завдання, що повторюються

Тепер проаналізуйте свій список справ, щоб побачити, чи є в ньому завдання, які вимагають багато часу і які ви виконуєте повторно.

Потім вивчіть можливості автоматизації цих завдань, що повторюються. Це може бути створення рахунків-фактур, бронювання віртуальних зустрічей або налаштування нагадувань про подальші дії. Технології можуть впоратися з цим за вас.

Інвестуйте трохи часу зараз, щоб налаштувати автоматизацію, і заощаджуйте години пізніше. Дозвольте технологіям робити важку роботу, щоб ви могли працювати менше і встигати більше.

Крок 8: Делегуйте те, що можете

Якщо ви високофункціональний підприємець, який звик робити все самостійно, цей крок може бути складним.

Але правда в тому, що лише деякі завдання потребують вашої безпосередньої уваги. Якщо щось менш цінне, ніж ваш час, передайте це далі.

Зверніться по допомогу до віртуальних помічників або фрілансерів, щоб полегшити своє навантаження і зосередитися на своїх сильних сторонах і сферах, де ви можете зробити найбільш значний вплив.

Крок 9: Будьте реалістичними та добрими до себе

Існує думка, що для того, щоб бути успішним підприємцем, кожна хвилина повинна рахуватися з доходом. Це дуже далека від істини думка, і вона токсична.

Бути продуктивним - це не означає втискати роботу в кожну вільну хвилину.

Це означає встановлення балансу між роботою та особистим життям, або, як я це називаю, балансу між життям та роботою.

Розставити пріоритети і завершити роботу, яку потрібно зробити, але залишити місце для життя поза роботою.

Крок 10: Підготуйтеся до завтрашнього дня сьогодні ввечері

Підготуйтеся до завтрашнього дня вже сьогодні.

Виділіть 20 хвилин перед сном, щоб дати собі чітке бачення того, що чекає на вас попереду.

Знання своїх пріоритетів дає вам стартовий майданчик для того, щоб почати день з наміром і зосередженістю.

Приберіть на столі, визначте 3 головні цілі, розкладіть свій одяг, складіть списки, підготуйте необхідні документи і налаштуйте свій розклад.

Вранці ви будете вдячні собі за це.